生産性を高めるメールの件名Tips

Posted at 00:01 on April 14, 2009

Last updated at 12:19 on April 18, 2009

Tags: Web, ツール, パソコン, マナー, ライフハック, 仕事, 備忘録, 勉強, 教育, 暮らし, 社会

毎日数十件以上のメールのやり取りをすることが当たり前になりつつあるビジネス社会で、メールの件名が？？？なのは、そのメール用件の双方にとって、生産性がよいとは言えません。件名だけで、緊急度や主用件が伝われば、それに見合ったスムーズな仕事の進め方に繋がるものです。

ビジネスパーソンだけでなく、学生にもしっかり意識していただきたいことですね。というか個人的には高校あたりでこういうリテラシー教育をしてほしいです。

元記事によればポイントは

具体的に書く
文字数は２０文字程度に抑える
「緊急」「重要」などを付記して注意を促す
タイトルだけで用件を伝えることも可能

の４つとのこと。

実際のところ１番目が本質ですよね。
携帯電話のメールならばいざしらず、PC メールの場合、読まれるか読まれないか、すぐに読まれるかあとで読まれるかといったことはタイトルで決まると言っても過言ではありません。

仮に「学生だしそんなにいっぱいメール来ないから別に大丈夫～」という人であっても、あなたが送るメールを受け取る人も同様とは限りません。いくつもの仕事を同時にこなしている先生や、自分の研究に加え学部生など後輩の世話をしている院生などは、けっこうな数のメールを受信している可能性が十分にあると言えます。メールの件名を工夫することで両者の生産性が上がればすばらしいですね。

また、１番目と２番目がちゃんとできる人は、物事を頭の中で整理してアウトプットを出せる人ということなので、この能力を鍛えるといろんなところで役に立つと思います。例えば学生にとって身近なところで言えば、論文のタイトルは内容を簡潔かつ明確に表現したものです。メールの件名を的確に表す能力と論文のタイトルを的確に表現する能力はかなり正の相関があると思いますがいかがでしょう？

３番目は鍵山もたまに使いますね。目立ち度も考慮して、墨括弧“【hoge】”を使っています。例えば【緊急】とか【重要】とかですね。メーラーの機能で重要度をいじることもできますが、受信側の環境によっては反映されないので件名に自分で書いたほうが確実というわけです。

４番目は個人的にあまり好みではありません。本文がないメールは迷惑メールと判断される可能性もありますし。ただこのあたりは各々の嗜好ですので相手に合わせたやりとりが大切ですね。

鍵山が個人的に実践しているメール Tips

個人的に実践しているその他のメール Tips としては、「１行は半角70字まで」「内容（段落）が変わるときには２行空ける」というものがあります。

何かで読んだんですが、１行の文字数は半角で60字か70字が読みやすいとのこと。個人的にも横にだーっと書かれたメールは読みづらいです。

（主観的な）段落で２行空けるというのは、見やすくするためです。１文ごとに１行空けることもあります。このへんはそのときの気分で変わることもありますｗ

ちなみに PC メールを携帯電話で見ることが多いという人は改行されてないほうが読みやすいみたいですね。やはりメールもコミュニケーションツールの１つにすぎないので、相手に合わせた使い方が重要ということですね。

無難に結論が出たところで、今回はおしまいです。

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